Manual de Funciones

Cargo: Coordinadora de Inventario y Logística

1. Identificación del cargo

2. Misión del cargo

Garantizar la disponibilidad, trazabilidad y entrega oportuna del inventario propio y de proveedores de VG Medical, asegurando que entradas, salidas, traslados, despachos y retornos se registren correctamente en el ERP. Coordina la operación nacional de almacenes, supervisa y respalda al equipo de gestores, controla la evidencia documental y promueve mejoras que reduzcan errores, tiempos y costos logísticos.

3. Principio de delimitación de responsabilidades

La responsabilidad del cargo se delimita de la siguiente manera: Almacén y Logística custodia, despacha y entrega físicamente; Operaciones identifica y registra la necesidad desde el sistema; Compras adquiere y gestiona proveedores; Dirección Técnica y Calidad validan novedades técnicas o regulatorias.

4. Funciones principales

4.1 Gestión del inventario en el sistema (ERP)

•           Asegurar que el equipo de almacén ejecute en el ERP la totalidad de los movimientos de inventario: entradas, salidas, traslados entre bodegas y retornos, eliminando la dependencia de despachos manuales o documentos paralelos al sistema.

•           Liderar, desde la experiencia operativa del cargo, el desarrollo y la mejora continua de las funcionalidades del ERP que soportan el área (traslados de sets completos, entrada y despacho de material en consignación, validación de retornos), articulando con Tecnología los requerimientos y criterios de aceptación.

•           Supervisar la correcta administración de lotes, fechas de vencimiento y referencias en el ERP, aplicando criterio FEFO (primero en expirar, primero en salir).

•           Asegurar que cada documento de traslado, despacho o retorno tenga su soporte digital cargado en el ERP, con la evidencia de recepción firmada por el destinatario.

•           Realizar directamente la creación en el ERP de los documentos de traslados manuales y de los ingresos no automatizados, con base en la verificación física del equipo de gestores.

4.2 Custodia y control de inventario físico

•           Custodiar el inventario físico de la empresa en todas las sedes y ubicaciones asignadas a nivel nacional.

•           Controlar lotes, cantidades, fechas de vencimiento y ubicación física de cada referencia.

•           Gestionar productos próximos a vencer o con fecha crítica, aplicando FEFO y alertando a las áreas correspondientes.

•           Alertar a Compras sobre niveles mínimos o referencias próximas a agotarse.

•           Reportar el inventario actualizado a Contabilidad con la periodicidad acordada.

4.3 Disponibilidad y entrega oportuna del material

•           Asegurar que la mercancía propia y la de proveedores requerida para cada cirugía o despacho esté disponible y sea entregada a tiempo en el destino definido por el área operativa (IPS, cliente, sede propia u otro punto autorizado).

•           Coordinar con el área operativa la confirmación de pedidos a almacén, de manera que el compromiso de stock quede registrado en el sistema.

•           Hacer seguimiento a que los proveedores entreguen oportunamente —ya sea en sedes propias o directamente en el destino final— en los esquemas de consignación o entrega directa solicitados.

•           Coordinar los despachos de materiales no quirúrgicos ambulatorios (sillas de ruedas, órtesis, ayudas técnicas y similares), garantizando la misma trazabilidad, soporte documental y oportunidad que el material quirúrgico.

•           Asegurar que cada entrega quede documentada en el ERP con evidencia de recepción firmada por el destinatario antes de cerrar el evento de despacho.

•           Supervisar la planeación de despachos para optimizar rutas, costos de transporte y tiempos de entrega.

4.4 Despachos, remisiones y actas de entrega

•           Preparar, alistar y despachar material para cirugías, contratos institucionales y requerimientos comerciales.

•           Elaborar remisiones y actas de entrega para cada despacho, con trazabilidad de lote, cantidad y destinatario.

•           Validar que el material despachado corresponda al pedido de venta o solicitud registrada en el sistema.

•           Asegurar que todo despacho cuente con documentación soporte completa antes de salir del almacén.

•           Definir e implementar métodos adecuados para obtener evidencia de recepción cuando en el destino no exista personal propio de VG Medical.

4.5 Transportadoras y logística de envíos

•           Gestionar la relación operativa con transportadoras y operadores logísticos para garantizar el cumplimiento de tiempos y condiciones de entrega.

•           Coordinar envíos urgentes, despachos al aeropuerto y envíos a otras ciudades o regiones.

•           Controlar costos logísticos por envío y reportar novedades o incidentes.

•           Tramitar reclamaciones ante transportadoras por pérdida, daño o retraso de material.

•           Evaluar periódicamente el desempeño de transportadoras, documentando indicadores y proponiendo mejoras o cambios de proveedor cuando sea necesario.

•           Negociar y hacer seguimiento a los acuerdos de nivel de servicio (SLA) con proveedores logísticos, buscando optimizar costos y tiempos.

4.6 Retornos y validación del material

•           Garantizar que el material no utilizado retorne al almacén o, cuando aplique, directamente al proveedor, dentro de los tiempos definidos (consignación, demostraciones, instrumental rotativo).

•           Supervisar la validación del material retornado contra la remisión de salida y la descripción quirúrgica, identificando faltantes, daños o material vencido para escalar al área correspondiente.

•           Asegurar que el retorno quede registrado en el ERP el mismo día de la recepción, manteniendo la trazabilidad y liberando el stock para nuevas asignaciones.

4.7 Consignaciones, préstamos y demostraciones

•           Gestionar la salida de material en consignación, préstamo o demostración a IPS, hospitales u otras entidades.

•           Controlar la custodia, estado y ubicación del material mientras se encuentre fuera de la empresa.

•           Coordinar el retorno oportuno del material y verificar su estado al ingreso.

•           Mantener registro completo de salidas, retornos, estado y novedades del material en consignación o préstamo, con soporte en el ERP.

4.8 Garantías, devoluciones y reparaciones

•           Recibir y gestionar físicamente el material devuelto por clientes, IPS o proveedores.

•           Elaborar remisión y soporte documental completo para cada devolución o garantía.

•           Coordinar el envío de equipos a reparación y controlar el retorno con validación del estado.

•           Reportar toda garantía, devolución o novedad de material a Dirección Técnica y Calidad antes de resolver internamente.

•           Mantener trazabilidad completa de garantías, devoluciones y reparaciones en proceso, con registro en ERP.

4.9 Coordinación periódica de inventarios

•           Programar y coordinar los inventarios físicos cíclicos y anuales en todas las sedes propias, almacenes en IPS, materiales en consignación y bodegas externas a nivel nacional.

•           Supervisar la ejecución de los conteos por parte del equipo de almacén y validar la consistencia con los registros del ERP.

•           Garantizar que las diferencias detectadas tengan investigación, ajuste documentado en sistema y un plan de acción que reduzca su recurrencia.

•           Mantener y comunicar el calendario nacional de auditorías de inventario y reportar oportunamente los resultados a la Dirección.

4.10 Coordinación del equipo de gestores de almacén

•           Coordinar el equipo de gestores de almacén a nivel nacional, asignando cargas de trabajo según la demanda y la disponibilidad del equipo.

•           Organizar turnos y horarios de modo que siempre exista cobertura para la ejecución de movimientos en el sistema, incluso en ausencias programadas.

•           Acompañar al equipo en la inducción de nuevos integrantes y en la adopción de los procedimientos del ERP y de almacén.

•           Evaluar el desempeño del equipo con indicadores objetivos (exactitud de inventario, tiempos de despacho, cumplimiento de auditorías, calidad documental) y retroalimentar oportunamente.

•           Definir, documentar y delegar progresivamente la ejecución de movimientos en el ERP cuando la madurez del proceso lo permita, conservando el control sobre la calidad de los registros.

4.11 Contrato HUC y contratos institucionales — gestión física

•           Recibir, alistar y entregar físicamente los insumos y materiales del contrato HUC y otros contratos institucionales.

•           Elaborar remisiones y actas de entrega de cada despacho con trazabilidad de lote.

•           Coordinar con Coordinación Operativa el cronograma de despachos según las necesidades del contrato.

•           Reportar desabastecimiento, novedades de material o cambios que afecten el cumplimiento del contrato.

4.12 Relación con proveedores y otras áreas

•           Articular con las áreas Comercial, Operativa, Compras y Calidad la disponibilidad de material para licitaciones, demostraciones, eventos especiales y atención de contratos vigentes.

•           Coordinar con Compras cuando se requiera recibir material de proveedores nuevos o fuera de base.

•           Verificar que el material recibido de proveedores corresponda a la orden de compra y condiciones pactadas.

•           Reportar novedades, diferencias o materiales no conformes al recibir mercancía de proveedores.

•           Velar, desde el proceso de inventario y logística, por el cumplimiento de los requisitos aplicables de almacenamiento, transporte y trazabilidad de dispositivos médicos, en coordinación con Calidad.

4.13 Mejora continua y reporte a la Dirección

•           Proponer e implementar mejoras en los procesos de inventario, despacho, retorno y trazabilidad que contribuyan a la eficiencia operativa.

•           Reportar a la Dirección Operativa los indicadores clave del área, las desviaciones detectadas y los planes de acción.

•           Mantener documentados y actualizados los procedimientos del área (recepción, almacenamiento, despacho, retorno, traslado, auditoría de inventario).

•           Participar en la definición de políticas de inventario (stock mínimo, rotación, consignación) en conjunto con Gerencia, Comercial y Compras.

4.14 Continuidad operativa y respaldo del equipo

•           Asumir la ejecución directa de traslados, despachos o retornos en el sistema cuando los picos de volumen o las contingencias del equipo así lo requieran.

•           Cubrir temporalmente las funciones del gestor de almacén en ausencias no planificadas hasta que se reorganice el cubrimiento del equipo.

•           Brindar acompañamiento operativo directo al equipo en jornadas críticas (cierres contables, auditorías masivas, recepciones de gran volumen).

5. Funciones secundarias o eventuales

•           Apoyar en la elaboración del presupuesto anual del área de inventarios y logística.

•           Acompañar visitas de clientes, auditorías regulatorias y procesos de certificación que involucren los almacenes.

•           Las demás funciones afines al cargo que asigne la Gerencia General.

6. Funciones que no corresponden al cargo

7. Autoridad del cargo

Decisiones que toma directamente

•           Asignación de cargas, turnos y horarios del equipo de gestores de almacén.

•           Ejecución y aprobación de traslados manuales y de ingresos no automatizados en el ERP.

•           Activación de despachos urgentes y selección de transportador dentro del presupuesto y los SLA vigentes.

•           Definición y publicación del calendario nacional de inventarios físicos y auditorías.

•           Ajustes operativos al procedimiento de recepción, almacenamiento, despacho y retorno, dentro del marco aprobado.

Decisiones que requieren aprobación previa de la Dirección

•           Cambios, vinculación o terminación de relaciones con transportadoras y operadores logísticos.

•           Inversiones o gastos no contemplados en el presupuesto del área.

•           Reestructuración del equipo, apertura o cierre de sedes y modificaciones a la cobertura geográfica.

•           Modificaciones a las políticas de stock mínimo, rotación o consignación.

Situaciones que escala a otras áreas

8. Indicadores clave de desempeño (KPI)

9. Competencias requeridas

•           Conocimiento de gestión de inventarios, control de lotes y manejo de almacenes, preferiblemente en dispositivos médicos.

•           Dominio de procesos logísticos: despachos, remisiones, actas de entrega y transportadoras.

•           Manejo del ERP (Odoo u otros sistemas de gestión de inventario) a nivel operativo.

•           Capacidad de organización, orden y disciplina documental.

•           Comunicación efectiva con proveedores, transportadoras, IPS y equipos internos.

•           Criterio para identificar y escalar novedades técnicas, de calidad o regulatorias.

•           Capacidad de coordinación de equipos y control de desempeño con indicadores objetivos.

•           Orientación al detalle, trazabilidad y precisión en registros físicos y documentales.

•           Conocimiento de requisitos de almacenamiento, transporte y trazabilidad de dispositivos médicos.

10. Control de aprobación

Uso interno — Documento de trabajo

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Realizar las responsabilidades asignadas, colaborar con los miembros del equipo y cumplir con las políticas de la empresa. Es necesario tener habilidades avanzadas para comunicarse, solucionar problemas y tener una buena ética laboral. Valoramos la adaptabilidad, la iniciativa y la voluntad de aprender.

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